Talous tarkka – vakaa markka

1990-luvun puolivälin jälkeen on Lapin ylioppilasteatterissa kiinnitetty runsaasti huomiota tuotantojen ammattimaistamiseen kahdesta syystä: Talous kiristyi, ja vanhat tekijät veivät aina tietotaitonsa mukanaan lopettaessaan toimintansa. Näiden syiden vuoksi alettiin teatterilla systemaattisesti kerätä tuotantokansiota tulevien sukupolvien käyttöön. Kansiosta löytyvät pohjat ja ohjeet kaikista tuotantoihin liittyvistä dokumenteista ja menetelmistä sekä kuvaus tuottajan kaikista tehtävistä.

Tuotannon eteneminen kuvataan tuotantosuunnitelmassa, johon sisältyvät markkinointi- ja tiedotussuunnitelma ja -aikataulu, budjetti, harjoitus-, rakennus-, palaveri- ja esitysaikataulut, avustus- ja sponsorointihakemukset, lehdistö- ja markkinointitiedotteet ja kirjeet, sekä tuotannon jälkihoitosuunnitelma ja sopimuspohjat

Jokainen ylioppilasteatterin tuotanto dokumentoidaan tarkasti, ja jokaisesta tuotannosta tehdään täsmällinen loppuraportti, josta käy ilmi tuotannon menestyminen niin taiteellisesti kuin taloudellisestikin.

Näitä dokumentteja ja tuotanto-ohjeistoa tutkimalla tuore tuottaja pääsee nopeasti kiinni teatteriproduktion suunnitteluun ja vetämiseen ja saa arvokasta, edellisiin tuotantoihin perustuvaa tietoa realistisen suunnitelman tekemiseen.

Kun uutta tuotantoa aletaan teatterilla suunnitella, ensiksi esityksen tuottaja ja ohjaaja laativat yhdessä tuotantosuunnitelman hallituksen käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen ohjaaja (ja tuottaja) kiinnittävät esityksen henkilökunnan, varaavat tilan ja aloittavat harjoitukset ja muut tuotantoon liittyvät tehtävät. Periaatteena on, että ohjaaja vetää taiteellista työryhmää (näyttelijät, lavastus, valo, ääni, puvustus jne.) ja tuottaja tuotantotyöryhmää (markkinointi, grafiikka, lipunmyynti, sponsorit, esityksen oikeudet, teostomaksut jne).

Sovituin väliajoin tuottaja ja ohjaaja raportoivat hallitukselle tuotannon etenemisestä ja tilanteesta, jotta hallitus voi ryhtyä mahdollisiin korjaaviin toimenpiteisiin, kuten ensi-illan lykkäämiseen, lisärahoitukseen tai tiedottamiseen. Tuottaja käsittelee rahaa vastaavan tuottajan, eli hallituksen taloudenhoitajan valvonnassa.

Tuotanto-ohjeiston lisäksi teatteriin on laadittu jäsenistön ohjeisto, missä on kuvattu talon yleiset toiminnot, tilat, jäsenen vastuut, velvollisuudet ja jäsenedut, sekä yhteyshenkilöt. Lapin Ylioppilasteatteri on toisin sanoen jo luonut ja on edelleen luomassa omaa laatukäsikirjaansa.